1、调档需要的材料：与原单位解除合同证明、与新单位签订的劳动合同、档案迁移申请；2、准备好上述材料后向上海海事局提出申请；3、档案迁移的时间不好确定，因为上海海事局在受理申请后，审核无误再将申请材料寄至广东局，广东局同意转档后再将同意转档证明寄到上海海事局。